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秘书处工作细则

添加时间:2014-04-08    来源:    浏览次数:[]

 

第一项:各种表的制作

 

一、空课表的制作注意事项:

 

1、人员顺序为处长在前,干事在后。

 

2、少数民族在前(以蒙 、回、满为基本顺序)。

 

3、保证女生在前男生在后。

 

4、周六、日空课表另作。

 

5、保证其准确性,每周进行更新。

 

6、将空课表打印并给各处室,以备不时之需。

 

7、表格整体美观大方。

 

二、白班值班表的制作注意事项:

 

1、人员名字顺序同上。

 

2、值班时间为周一至周五,每节课必须有人值班。

 

3、常委不用值白班。

 

三、晚班值班表的制作注意事项:

 

1、人员名字顺序同上。

 

2、值班人员应男生女生人数均匀。

 

3、安排晚班秘书处、纪检处、卫生处必须保证各个处至少各一人,其余自由安排。

 

4、为保证其准确性,应作好更新(一周一次)。

 

四、全委名单制作:

 

1、处室顺序:干事长团、秘书处、卫生处、纪检处、文宣处、生活处、档案处、服务部。

 

2、职务顺序:处长、副处长(东西南北)、干事(东西南北)。

 

3、各区干事排序同上。

 

4、各区全委名单每周更新一次,四区全委名单每两周更新一次(由西区秘书处汇总完成)。

 

五、签到表制作:

 

1、各区负责本区签到表制作。

 

2、人员顺序为常委、干事。

 

3、备注各种符号所示内容。

 

4、签到表背面备注签到活动、时间、应到人数、实到人数。

 

5、本区人员若有变动应及时对签到表进行更新。

 

第二项:说明各种值班注意事项

 

一、值班记录书写格式:

 

1、 值班人员准时到岗。

 

2、 值班期间的情况(其中不包括处长到办公室)。

 

3、 值班人员准时离岗。

 

4 、签退(须本人,不得代签)。

 

二、值班期间:

 

1、严格按照各段值班时间准时离退岗。

 

2、严格遵守值班要求。

 

第三项:申请教室流程

 

(西区)填写申请表----8#104盖章----新楼302;

 

(东区)做申请表-----8#104盖章----主楼318

 

第四项:请假条制作(西区秘书处完成)

 

一、晚班请假条:

 

1、每学期最迟开始值班后第二天将请假条完成并送到各院学办老师手中。

 

2、请假条中必须态度诚恳,标明各位同学的班级及值班时间。

 

3、请假条需要有学生处及公寓中心的公章方才生效。

 

4、假条在必要时进行备份。

 

二、学管会活动请假条:

 

1、活动开始前各区秘书处统计需要请假的人员信息,汇总到西区秘书处。

 

2、请假条最迟于活动结束后的第二天送到各学办老师手中。

 

3、请假条制作要求同上。

 

第五项:通知

 

1、通知应及时准确,查夜短信应在下第四节课之前发出,晚饭时间查违纪短信应在第四大节课上课之前发出,其他通知依实际情况对待。

 

2、注意通知的保密性,不要在短信中出现查夜、查违纪等字眼。

 

3、在短信发出一小时后若未收到回复,应电话联系,确保通知到每一个人。

 

4、若有未回复者或未联系到者,签到时应及时告诉秘书处处长及其处长。

 

第六项:考勤

 

1、在老师及干事长团的领导下不断完善学管会考勤制度。

 

2、各区秘书处统一干事手机、手表等时间,严格按时签到。

 

3、签到表上若没有秘书处处长或干事长允许,不能涂改。

 

4、大型活动秘书处提前15~20分钟到场进行本区全委的签到工作。

 

5、督促本区请假同学填写内部请假条。

 

6、各区每周对本区各处室考勤进行汇总并公示,对表现良好者进行表扬,对于违规同学按照相关制度进行处理。

 

7、各区每月进行一次考勤汇总,并交由档案处存档。

 

第七项:联系各处室做好日常工作

 

1、积极协调、监督各处室做好各项常务性工作,并做好工作记录。

 

2、在做好本职工作的前提下,积极配合各处室的工作。

 

3、安排办公室、会议室的卫生打扫工作。

 

4、秘书处协助指导老师及干事长团工作,统筹安排各项活动的工作分配,并做好记录,考察各部门工作管理状况。

 

5、加强与各院宿管部的沟通,协调各院宿管部的日常工作,定期主持召开宿管部工作会议,并做好活动记录。

 

6、学管会会议时安排入座、做好会议记录,会后整理会议记录。

 

7、收集各院宿管部联系方式,保证信息的正常传递。

 

第八项:规章制度

 

         根据日常工作情况,及时收集学管会成员对现有制度所提出的建议,并依据《章程》对信息进行筛选,必要时报上级批准对制度进行完善,并下发四区统一执行。

 

第九项:组织举办大型活动

 

1、积极收集各区成员对组织活动的创新性活动想法。

 

2、做活动策划书。

 

3、做经费预算。

 

4、对工作人员经性分配、协调。

 

5、记录活动过程,并做活动总结汇报。

 

第十项:期末工作总结

 

       每学期期末汇总学管会六处一部的年终工作总结,反复核对,整理入册,注意字体、格式的严谨与统一,对于前言等认真进行编写。报老师批准后,打印装订(22份),盖公寓中心、学生处、团委的公章,然后送交各学院学办(签收)、学生处、学管会老师、学管会档案处各一份,剩余留秘书处备用!

 

             

 

 

                                                                                                                 学管会秘书处

 

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