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中心办公室职责及相关规定

添加时间:2014-04-06    来源:    浏览次数:[]

第一节  岗位职责

 

◎办公室主任岗位职责

 

1、向中心经理负责,主持中心办公室全面工作,严格执行中心经理的各项指令,有权询问、检查、督促各部门工作执行情况。

2、负责安排中心各类文稿的草拟、审核工作,有权检查督促岗位责任制在操作层的执行情况,及时发现问题,提出整改意见,落实奖惩制度。

3、加强与各部门的联系和沟通,对工作中的具体问题不扯皮推诿,有权协调各部门工作运作和人际关系。

4、恪守保密原则,督促有关部门及办公室工作人员加强文件管理,增强保密观念。

5、完成中心领导交办的其他工作。

 

◎文员岗位职责

 

1、加强学习,提高思想素质和业务素质,严格执行中心的各项规章制度。

2、主要负责人事、文件资料及其他资料的档案管理工作。

3、遵照后勤集团管理规定,做好中心人事、工资、劳保、福利及计划生育工作。

4、负责审核各部门的考勤统计及考核情况,依据考勤及考核情况发放工资。

5、负责建立并管理员工的人事档案,及时修改、补充档案内容。

6、负责各部门员工的平时考察和年度考核工作;负责各部门员工考勤的统计工作。

7、负责员工各类证件的办理;

8、协助中心办公室主任做好员工培训前的准备工作,并监督、检查培训效果。

9、负责办公室各类文件、资料档案的清理保管工作,并按保密原则查阅管理。

10、负责中心行政文件、资料、员工档案、合同、检查记录等的整理、归档工作。

11、做好中心各类书籍、报纸的购置、分类、保管、借阅和管理工作。

12、负责中心会议的会议记录工作,按要求编写会议纪要或决议。

13、负责中心固定资产的建账、建卡、登记、入库、领用、注销等管理工作。

14、负责办公用品、劳保用品等的发放并建立登记制度。

 

◎仓库保管员岗位职责

 

1、负责仓库的日常管理工作,对出入库的材料和工具进行验放、登记,对不符合规定的物品和手续有权拒绝入库或领取。

2、负责学生生活用品剩余物资的收发和保管。

3、根据材料的体积、特性(含有毒物品)、型号规格等进行合理摆放,并做好相应的标识,对不合格和降格使用的物品应贴上特别标识。

4、保持仓库清洁卫生、通风良好,并做好防火、防潮、防晒、防水、防虫、防

盗等防护措施,确保物品质量和库房安全。

5、建立仓库管理资料,做到手续、记录全面,账物相符。

6、每学期对仓库进行一次全面的检查和核对,并对入库、出库、存库情况进行汇报。

7、发放材料坚持“先入先出”原则,合理利用降级物品的使用价值。

8、不断提高业务水平,保证各岗位领料及时,工具借还有序。

9、按时发放卫生工具,增强服务意识,不克扣应发物品。

 

◎采购员岗位职责

 

1、每学期填写《物品采购计划单》送中心主任审批。

2、按计划购买,并查看物品计划与实际用量是否相符,计划物品如有库存,先使用库存物品。

3、采购员按下达的采购任务,按时、按质和按量完成,在合格供应商店购买不到的物品,做到货比三家,争取采购材料质优价廉。

4、培养自己对物品的好与劣的鉴别能力,对所采购物品的性能可靠、品质优良负责。

 

◎资产管理员岗位职责

 

1、根据学校固定资产管理办法,结合本部门使用、管理资产的特点,制定具体使用管理细则。

2、负责登记本部门资产分类总明细账、所辖单位的分户明细账,填写固定资产使用管理卡片,负责固定资产学校编号标签的粘贴,确保账、卡、物三相符。

3、协助部门主管领导申报资产添置计划,参与购置论证、采购、验收等有关具体业务工作,提出资产的调剂、配置,建议上报主管部门。

4、负责协助资产管理处对本部门固定资产进行入账登记、调拨、报废、报损、增加、减少、统计汇总等有关手续,提出资产的处置意见。

5、配合资产管理处做好资产的年度清查、盘点工作。对无使用价值需要报废或长期闲置不用的设备,要及时上报资产管理处,并协助完成处置的有关手续和工作。

6、负责建立本部门低值资产总明细账及所辖单位、实验室的分户明细账。

7、负责办理本部门资产的借用手续。负责本单位调离人员的资产移交工作,对资产移交不清的人员,不予办理调离手续的签字。

8、在资产使用、管理过程中发现的问题,要及时上报资产管理处,做到及时发现、及时处理。

9、严格按照学校相关资产管理制度的要求,管理和使用好本部门占用的资产。指导、监督、报告所辖单位资产的日常使用、管理工作。

10、资产管理员一经确定,要报资产管理处登记注册备案,要力求稳定,确需变动,应报经资产管理处进行监督办理移交手续。

11、完成其他工作任务。

 

第二节  工作程序、规章制度、规范、标准

 

◎学生公寓节假日值班管理制度

 

1、值班时间。每周周六、周日以及寒暑假期,值班时间:8:30~12:00   ,14:30~18:00。

3、值班职责

(1)负责学生公寓内突发事件的及时通报和应急处理工作;

(2)协助做好学生公寓内安全监督和检查工作;

(3)做好公寓值班员、卫生员节假日考勤工作;

(4)对发生的突发事件应在值班记录本上做好记录。

3、值班要求

(1)值班人员要及时到岗,不得脱岗;值班人员因病或其他原因不能值班的,应先行请假或请其他员工代班并获得值班负责人许可,代班者应负起值班的相关职责和责任;

(2)值班时,要重点检查公寓内的安全及公寓管理员遵守劳动纪律、服务态度、履行岗位职责情况,对发现的问题要及时处理、汇报或通报,不得隐瞒;

(3)对突发事件要及时通报和处理,对发现的治安隐患、火灾隐患和其他安全隐患详细记载,并告知中心负责人及学校保卫处负责人;

(4)值班期间值班人员不得做与本职工作无关的事情,不得将无关的人员带入岗位;

(5)值班员要做好值班记录;

(6)要有专门的值班人员做好安全巡视工作,有问题及时汇报。

4、责任追究

值班人员在值班期间有下列情况,社区中心将追究其相应责任:

(1)值班期间发生突发事件未及时处理,导致严重损失的;

(2)值班人员在值班期间脱岗而导致事情无法及时处理的;

(3)值班人员在值班期间消极怠工的;

(4)值班人员在值班期间发现安全隐患无记载和报告而导致事故发生的。

 

◎学生公寓车辆管理制度

 

为切实保证安全用车、经济用车特做如下学生公寓机动车使用管理规定:

1、车辆主要用途:东西两区勤工助学服务部货物运输和方便两区公寓管理,未经批准不得擅做他用。

2、车辆要定期保养,保养实行责任制,由办公室主任专门负责此项工作。

3、车辆日常使用管理由勤工助学服务部负责,有其他用途必须经中心经理批准后方可。

4、车辆由专人驾驶,不得擅自将车辆让他人驾驶,否则后果自负,并取消其车辆驾驶资格。

5、驾驶员要严格遵守交通规则,严禁违章行车,确保行车安全。

6、车辆费用由办公室负责人和中心分管经理共同审核后方可予以报销。

 

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